Com gestionar subcontractistes a l'obra: guia pràctica per a constructores

La realitat de les subcontractes a l'obra

Porto més de quinze anys al sector de la construcció i puc dir, sense cap dubte, que la gestió de subcontractistes és un dels punts més crítics —i més descuidats— en qualsevol obra. No parlo de les grans promotores amb departaments de compres especialitzats. Parlo de la constructora mitjana d'entre 10 i 50 treballadors, que tira endavant obres de vivendes, rehabilitació o edificació industrial i que subcontracta pràcticament tot: estructura, instal·lacions, fusteria, pintura.

En una obra que vaig gestionar al Baix Llobregat, amb 22 subcontractistes actius simultàniament, vam tenir en un moment donat tres factures duplicades, una subcontracta que va cobrar treballs no certificats i dues que van deixar de venir a obra perquè portaven dos mesos sense cobrar. Res d'això va ser mala sort: va ser la conseqüència directa d'una gestió manual, amb Excel i telèfon, sense cap traçabilitat.

Aquest article és la guia que m'hauria agradat tenir aleshores.

Tipus de subcontractistes i com afecten la gestió

No tots els subcontractistes són iguals. Entendre la tipologia ajuda a dissenyar fluxos de control diferents per a cada cas.

Per especialitat

• Subcontractes estructurals: ferralla, encofrats, formigonament. Solen tenir amidaments molt ben definits i certificacions clares.
• Subcontractes d'instal·lacions: electricitat, fontaneria, climatització, telecomunicacions. Més difícils d'amidar a obra. Les revisions són complexes.
• Subcontractes d'acabats: guix, pintura, fusteria, enrajolat. Alta rotació, molta variabilitat de rendiment.
• Subcontractes d'obra civil: moviments de terres, pavimentació. Molt lligades al termini i al clima.

Per model de contracte

• Per preu tancat (llave en mà): el subcontractista assumeix el risc de l'amidament. Més segur per a la constructora, però el marge per al subcontractista serà menor.
• Per preu unitari amb amidament: la constructora amida i certifica. Més control però més càrrega administrativa.
• Per administració (a cost): el subcontractista cobra hores i materials reals. Útil en treballs imprevisibles, però requereix un control exhaustiu de parts diaris.

Requisits legals a Espanya que no pots ignorar

La Llei 32/2006, de 18 d'octubre, reguladora de la subcontractació al sector de la construcció, és la norma principal. I no és opcional. Incomplir-la comporta sancions importants.

Els punts clau que tota constructora ha de tenir controlats:

• Llibre de subcontractació: obligatori en obres amb projecte d'execució. Ha d'estar a l'obra, actualitzat, i a disposició de la inspecció.
• Nivell de subcontractació: la llei limita a dos nivells de subcontractació per defecte. Superar aquest límit requereix autorització expressa i causa justificada.
• Inscripció al RERA: el Registre d'Empreses Acreditades és obligatori per a qualsevol empresa que vulgui ser contractista o subcontractista en obres de construcció. Verificar que la teva subcontracta hi estigui inscrita no és burocràcia: és la teva obligació legal.
• Coordinació de seguretat: tota subcontracta ha de rebre el pla de seguretat i salut, signar l'acta de coordinació i lliurar la seva avaluació de riscos específica per a l'obra.

Documentació que has d'exigir abans que comencin

Document	Obligatori	Freqüència d'actualització
Inscripció RERA vigent	Sí	Anual
Assegurança de responsabilitat civil	Sí	Anual
TC1 i TC2 dels treballadors a l'obra	Sí	Mensual
Avaluació de riscos específica	Sí	Per obra
Acta de coordinació signada	Sí	Per obra
Certificat d'estar al corrent amb Hisenda	Recomanat	Trimestral
Certificat d'estar al corrent amb la Seguretat Social	Recomanat	Mensual

Si falta algun d'aquests documents, la subcontracta no hauria de posar els peus a l'obra. Punt.

El procés de certificacions: com fer-ho bé

Les certificacions són el mecanisme pel qual es mesura i s'aprova el treball executat per procedir al pagament. Aquest procés, ben gestionat, t'estalvia problemes enormes. Mal gestionat, és la font del 80% dels conflictes amb subcontractistes.

El cicle d'una certificació

1. Amidament a l'obra: el cap d'obra o l'encarregat amida el que realment s'ha executat. No el que diu la subcontracta: el que tu has verificat.
2. Esborrany de certificació: la subcontracta presenta la seva proposta d'amidament i valoració.
3. Contrast: compares la proposta amb el teu amidament. Les diferències es discuteixen i es justifiquen documentalment.
4. Certificació aprovada: quan hi ha acord, es signa la certificació. Això és l'aval per emetre la factura.
5. Factura: la subcontracta emet la factura amb base en la certificació aprovada. Mai al revés.
6. Pagament: segons les condicions del contracte (30, 60, 90 dies, amb retenció de garantia, etc.).

L'error més comú és deixar que les subcontractes emetin factures sense certificació prèvia aprovada. Quan això passa, perds el control del que has pagat i del que no, i les reconciliacions amb el pressupost es converteixen en un malson.

Retencions de garantia

És habitual retenir entre el 5% i el 10% de cada certificació com a garantia de bona execució. Aquesta retenció s'allibera després del període de garantia (generalment 12 mesos després de la finalització dels treballs). Documenta sempre les retencions i assegura't que queden reflectides al contracte.

Control de pagaments: el taló d'Aquil·les de moltes constructores

Els problemes de pagaments amb subcontractistes són bidireccionals: o els pagues de més (certificant treballs no executats o pagant factures duplicades) o els pagues de menys o tard (i se'n van a una altra obra, paralitzant la teva).

La Llei 15/2010 de lluita contra la morositat en operacions comercials estableix terminis màxims de pagament. Al sector de la construcció, el termini màxim per al pagament entre empreses és de 60 dies des de la data de recepció de la factura. Incomplir-ho genera interessos de demora automàtics.

Controls que has d'implementar

• Registre de certificacions per subcontracta: què s'ha certificat, en quina data, per quin import.
• Registre de factures: factura rebuda, certificació que l'empara, import, data de venciment.
• Saldo pendent en temps real: el que deus a cada subcontracta en cada moment.
• Alertes de venciment: per no arribar tard als pagaments i acumular interessos.

Gestió d'albarans amb subcontractistes

En obres on el subcontractista treballa per administració o aporta materials, els albarans són el document de control diari. Sense ells, perdràs el fil del que realment ha passat a l'obra.

Les bones pràctiques:

• Cada albarà s'ha de signar en el moment del lliurament o l'execució, no després.
• El signant ha de tenir autorització per acceptar en nom de la constructora (l'encarregat o el cap d'obra, no un peó).
• Els albarans s'han de creuar amb les certificacions: si una certificació inclou treballs que no tenen albarà de suport, cal actuar de seguida.
• Guarda els albarans en format digital, vinculats a l'obra i al proveïdor. El paper es perd.

Problemes habituals i com evitar-los

"Aquesta subcontracta és parada esperant la meva decisió"

Causa: manca de planificació de la seqüència de treballs. Solució: abans de contractar una subcontracta, tingues clar què necessiten de l'obra per començar (accés, treballs previs acabats, materials disponibles). Planifica amb setmanes d'antelació.

"M'han facturat treballs que no estan al pressupost"

Causa: ordres verbals sense suport documental. Qualsevol treball addicional, per petit que sigui, s'ha de formalitzar amb un document signat abans d'executar-se. Les ordres verbals són cultura d'obra. En termes legals, valen molt poc.

"No sé quant he pagat en total a aquesta subcontracta"

Causa: gestió en sitges (factures al gestor, certificacions a l'Excel, contractes en paper). Necessites un sistema centralitzat on la relació contractual, les certificacions i les factures estiguin vinculades.

"La subcontracta amenaça de marxar si no li pago"

Causa: retard acumulat de pagaments. Això passa quan la constructora té problemes de tresoreria, però també quan no s'ha formalitzat bé el calendari de pagaments al contracte. Si el contracte diu "30 dies des de factura" i en portes 60, tenen raó.

Eines per gestionar subcontractistes

Durant anys, l'estàndard del sector va ser l'Excel. I no hi ha res de dolent en això si l'empresa és petita i el volum ho permet. Però a partir de 3-4 subcontractistes simultànies per obra, o quan gestiones diverses obres alhora, la complexitat supera el que l'Excel pot gestionar bé.

Les opcions més usades al mercat espanyol:

• Programari ERP genèric (SAP, Sage, A3...): potent però car i difícil d'adaptar al llenguatge d'obra.
• Programari especialitzat en construcció: plataformes com Constrack, que integren gestió d'obres, pressupostos, certificacions i albarans en un sol lloc, amb el llenguatge propi del sector.
• Combinacions d'eines: Notion o Airtable per al seguiment + facturació externa. Funciona, però la manca d'integració crea punts cecs.

El criteri de selecció hauria de ser: puc veure, en temps real, el que he certificat a cada subcontracta, el que he pagat i el que tinc pendent? Si la resposta és no, el sistema no és suficient.

Un procés de gestió de subcontractistes que funciona

Després d'anys provant enfocaments diferents, aquest és el procés que recomano:

1. Abans de contractar: verifica el RERA, exigeix tota la documentació legal, signa un contracte detallat amb amidaments, preus unitaris, calendari de pagaments i retencions.
2. A l'inici de l'obra: reunió de coordinació, signatura del pla de seguretat, acta d'inici.
3. Durant l'execució: parts diaris (si és per administració), validació d'albarans en el moment, reunions de seguiment setmanals.
4. Tancament de certificació mensual: amidament conjunt, aprovació documentada, factura només després de l'aprovació.
5. Pagament: segons calendari contractat, amb retenció aplicada, registrat al sistema.
6. Tancament d'obra: liquidació final, alliberament de retencions (quan correspongui), acta de finalització signada.

Conclusió

Gestionar subcontractistes bé no és complicat, però requereix disciplina i un sistema. El major enemic de la bona gestió és la informalitat: ordres verbals, factures sense certificació, documentació que "ja es portarà". Aquesta informalitat té un cost econòmic real que, al final de l'obra, sempre apareix.

Les constructores que han implantat processos clars i eines adequades per gestionar subcontractistes no només tenen menys conflictes: tenen obres més rendibles. I això, al final del dia, és el que importa.